Электронный документооборот в сфере трудовых отношений
В целях реализации задач, поставленных национальной программой «Цифровая экономика Российской Федерации», принят Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», которым регулируется электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
До внесения изменений работодатель самостоятельно выбирал форму ведения документов, связанных с работой (на бумажном носителе или в электронном виде), за исключением тех, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством Российской Федерации. Соответственно, не было законных оснований для оформления этих кадровых документов только в электронном виде (к ним относятся трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности и порядка 30 видов других кадровых документов).
В 2020-2021 гг. в соответствии с Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» проведен эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике в части трудовых отношений, направленный на отработку механизмов ведения и применения данных документов без дублирования на бумажном носителе. В рамках эксперимента была выявлена избыточная норма об оформлении приказа о приеме на работу, содержание которого аналогично некоторым положениям трудового договора. В этой связи данная норма в настоящее время исключена из Трудового кодекса РФ.
Согласно Закону, под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, использование и хранение его участниками документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Эти требования применяются только в отношении документов, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством Российской Федерации.
Электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем:
- Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» в порядке, определяемом в соответствии с законодательством о занятости населения в Российской Федерации. Доступ к цифровой платформе «Работа в России» обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг с использованием федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме»;
- информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями настоящего Кодекса, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.
Создание, подписание и представление работодателю электронных документов, а также получение от работодателя электронных документов и ознакомление с ними осуществляются работником или лицом, поступающим на работу, путем использования:
- цифровой платформы «Работа в России», доступ к которой обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг, при условии применения работодателем цифровой платформы «Работа в России» в целях осуществления электронного документооборота;
- информационной системы работодателя в случае ее применения работодателем в целях осуществления электронного документооборота.
Работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота и ввести его на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Решение о переходе на электронный документооборот принимается организацией самостоятельно.
Закон вступил в силу с 22 ноября 2021 год, за исключением нормы, предусматривающей разработку единых требований к формам и форматам электронных документов, поскольку участникам электронного документооборота (работодателям) потребуется время для развития (доработки) собственных информационных систем с целью обеспечения их соответствия данным требованиям (с 1 марта 2023 года). Документы, сформированные в информационной системе работодателя до вступления в силу единых норм, будут являться юридически значимыми.
Новые положения Трудового кодекса Российской Федерации, касающиеся взаимодействия Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» и информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений, с единым порталом государственных и муниципальных услуг, применяются с 1 сентября 2022 года.
Кроме того, новые положения Трудового кодекса Российской Федерации применяются к правам и обязанностям работодателей, участвовавших в эксперименте по использованию электронных документов, связанных с работой, в соответствии с Федеральным законом от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», и их работников, которые возникли начиная с 16 ноября 2021 года. При этом работодатели - участники эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, принявшие решение о продолжении осуществления электронного документооборота после окончания эксперимента, обязаны провести мероприятия, направленные на введение электронного документооборота в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации до 1 июля 2022 года.